Als Teil des Sekretariats ist sie die erste Ansprechpartnerin bei Friedrichs & Partner und sorgt gemeinsam mit ihren Kolleginnen dafür, dass Mandanten und Besucher professionell empfangen sowie alle administrativen Abläufe am Empfang reibungslos koordiniert werden.
Sie sind oft die erste Stimme am Telefon und das erste Gesicht, das Mandanten sehen. Wie schaffen Sie es, auch an turbulenten Tagen Ruhe und Professionalität auszustrahlen?
Für mich steht der Mensch immer im Mittelpunkt. Mir ist wichtig, dass sich jeder Mandant von Anfang an willkommen fühlt und merkt, dass sein Anliegen ernst genommen wird. Auch wenn es einmal hektisch wird, helfen mir eine gute Organisation und ein klarer Überblick. Gleichzeitig nehme ich mir bewusst Zeit für einen freundlichen Kontakt und ein offenes Ohr. Freundlichkeit, Ruhe und Aufmerksamkeit schaffen Vertrauen, und genau dieses Gefühl möchten wir unseren Mandanten vom ersten Moment an vermitteln.
Vom Terminmanagement bis zur Postbearbeitung, wie behalten Sie bei FP den Überblick über die vielfältigen organisatorischen Aufgaben?
Ich arbeite gerne strukturiert und behalte auch bei vielen Aufgaben den Überblick. Digitale Hilfsmittel unterstützen uns dabei, Termine, Fristen und Abläufe zuverlässig zu organisieren. Zudem prüfe ich regelmäßig, was gerade Priorität hat, und stelle mich flexibel auf neue Situationen ein. Gerade diese Abwechslung macht mir Freude, denn jeder Tag ist anders und ich kann dazu beitragen, dass im Hintergrund alles gut funktioniert.
Inwiefern verstehen Sie sich als Bindeglied zwischen den Mandanten und den Fachabteilungen?
Oft bin ich die erste Ansprechpartnerin für unsere Mandanten. Deshalb ist es mein Anspruch, aufmerksam zuzuhören, Fragen aufzunehmen und die Informationen an die richtigen Kollegen weiterzugeben. Dabei sollen sich die Mandanten gut begleitet und verstanden fühlen. Zugleich achte ich darauf, dass alle Beteiligten die Informationen erhalten, die sie für ihre Arbeit benötigen. Eine offene und wertschätzende Kommunikation ist dabei für mich die Grundlage.
Was macht die Zusammenarbeit mit den Kollegen im Backoffice bei FP besonders?
Besonders schätze ich den respektvollen und hilfsbereiten Umgang miteinander. Jeder bringt seine eigenen Stärken ein, und wir unterstützen uns gegenseitig, wenn es einmal anspruchsvoller wird. So entsteht ein echtes Miteinander, bei dem alle an einem gemeinsamen Ziel arbeiten: unseren Mandanten den bestmöglichen Service zu bieten. Das macht die tägliche Zusammenarbeit nicht nur erfolgreich, sondern auch menschlich sehr angenehm.
Welches Talent sollte jemand unbedingt mitbringen, der Ihren Job am Empfang verstärken möchte?
Neben Organisationstalent und Zuverlässigkeit schätze ich Herzlichkeit und einen freundlichen Umgang mit Menschen besonders. Wer gerne zuhört, offen auf andere zugeht und auch in stressigen Situationen freundlich bleibt, bringt bereits viel mit. Teamgeist, Eigeninitiative und die Bereitschaft, sich auf unterschiedliche Menschen und Aufgaben einzustellen, sind ebenfalls wertvolle Eigenschaften. Gerade am Empfang prägt man oft den ersten Eindruck und kann viel dazu beitragen, dass sich Mandanten von Anfang an gut aufgehoben fühlen.
